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关于印发《武汉铁路职业技术学院招标采购管理办法(试行)》的通知【武汉铁院发〔2018〕5号】

校属各单位、各部门:

经学校研究决定,现将《武汉铁路职业技术学院招标采购管理办法(试行)》印发给你们,请认真贯彻执行。

武汉铁路职业技术学院

2018115

武汉铁路职业技术学院招标采购管理办法(试行)

第一章 总则

第一条 根据《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《中华人民共和国招投标法实施条例》、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部令第87号)等法规文件,为规范学校招标采购行为,提高招标采购资金使用效益,维护国家利益和学校利益,促进廉政建设,结合学校实际情况,制定本办法。

第二条 学校招标采购的对象包括货物、工程和服务。所谓货物是指各种形态和种类的物品,包括原材料、燃料、设备、产品等;所谓工程是指建设工程,包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等;服务是指向校外第三方购买服务以满足日常教学及办公需求的行为。学校招标采购货物、工程和服务适用本办法。其中政府采购工程进行招标投标的,适用招标投标法。

第三条 学校招标采购工作应遵循公开、公平、公正、批量集中、注重效益及维护学校利益的原则。

第二章 机构及职责

第四条 根据学校业务职能归口分别成立招标采购工作小组,项目采购部门的分管校领导任组长(分管校领导可委托相关部门负责人为其代表),学校招标采购中心部门负责人及项目采购部门负责人任副组长,使用部门、财务处、资产处等部门相关人员为成员,其中专业技术人员(含经济专家)不少于三分之二,工作小组下设办公室,办公室设在招标采购中心。

第五条 招标采购工作小组的职责

负责政府采购有关规章制度的宣传和培训;负责招标采购市场调查、采购咨询、标书起草、招投标、合同签订、验收审核、结算等相关工作。对招标采购过程和程序实施全程管理,受理采购中的投诉等事宜。

第六条 招标采购中心主要职责

招标采购中心作为学校招标采购的职能部门,对全校招标采购进行指导和日常管理。其中主要职责包括:

1. 贯彻执行上级招标采购的政策、法规和各项制度;

2. 组织各部门对采购计划和新增资产配置计划进行审核报批;

3. 负责全校招标采购活动的推进和指导,政府采购信息公示备案;

4. 组织项目采购部门与中标商签订政府采购合同及备案;

5. 负责组织相关部门对招标采购进行验收,督促供货方按合同履约;

6. 指导校内各部门完成自行采购任务。

第七条 项目采购部门分工及主要职责

(一)项目采购部门分工

根据学校机构设置和职能分工,学校招标采购实行分类集中、批量采购的方式组织实施,即相关项目采购由项目采购部门集中汇总,向招标采购中心集中申报办理。

被品、清洁及卫生用品(拖把、垃圾桶、卫生纸等)由后勤服务管理处汇总实施,教材及学生学习用品(四、六级考试等)由教务处汇总实施;学生保险及军训服装由学工处汇总实施;监控、门禁、道路标识、消防器材由保卫处汇总实施。其他未尽举的根据部门分工职能集中申报。

(二)项目采购部门主要职责

1. 进行市场调查,收集相关信息,提出购置申请,对拟购买的产品(服务)的性能、规格、型号、技术参数等提出具体要求;

2. 协助学校招标采购中心编制招标文件;完成招标采购合同书的起草工作,履行合同中的职责、义务;

3. 对所购物资设备进行收货、验货,负责对招标采购项目的安装、施工过程实施监督管理;

4. 负责项目采购合同的结算报销工作。

5. 配合学校资产处做好政府采购的验收、登记、入账等工作。

第八条 学校的招标采购工作接受学校财务、审计等相关部门监督,同时接受全校师生的民主监督。

第三章 招标采购计划的编制

第九条 学校招标采购的组织形式有两种:一是集中采购(对应政府采购),是指政府集中采购目录以内或政府采购限额标准以上的货物、工程和服务;二是分散采购(对应自行采购),是指政府采购集中采购目录以外且在政府采购限额标准以下的货物、工程和服务。

第十条 学校汇总年批量在政府采购限额标准以上或列入集中采购目录内的采购项目编入政府采购预算,纳入政府采购管理。汇总年批量在采购限额标准以下、且未列入集中采购目录的项目,纳入学校自行采购管理,可不编入政府采购预算,不纳入政府采购管理。

第十一条 遵照上级“应编尽编、应采尽采、不编不采”的要求,招标采购中心负责组织全校各部门,依据政府采购品目分类和政府采购限额标准,编制年度招标采购计划(含政府采购计划和学校自行采购计划)。

第四章 招标采购需求论证、申报、审批

第十二条 招标采购需求论证

1. 项目金额5万元以下(不含5万元):由项目负责人制定采购方案后报所在部门党政负责人组织论证决定,留存会议纪要部门存档。

2. 项目金额5-10万元(不含10万元):由项目采购部门负责人召集相关专家(5人以上单数)召开会议讨论通过后,形成项目论证报告(参考模板见附件1),参会人员签字确认后提交。

3. 项目金额10万元以上:由项目采购部门负责组织专题论证会,论证专家由7人以上单数组成,形成项目论证报告。(参考附件1,也可由项目采购部门根据不同业务性质按相关要求编制)

100万元(含)以上的项目论证需聘请校外专家,校外专家不少于专家人数的1/3。校外专家应主要由相关高校、科研院所、行业协会、咨询公司相关专业人员构成。

第十三条 招标采购需求申报

各项目采购部门应根据学校事业发展和教育教学工作实际需要,结合学校实际,广泛走访调研,遵照上级有关标准(如事业单位办公设备配备标准、食堂卫生标准、消防设施标准、建筑标准等),合理编制采购需求,提交招标采购申报表(附件2)。采购需求应力求详实,同时符合国家有关招标采购法律法规(例如不得指定厂家、品牌、地域等)。主要应包含以下内容:

1. 采购标的需实现的功能或者目标,以及为落实政府采购政策需满足的要求;

2. 采购标的需执行的国家相关标准、行业标准、地方标准或者其他标准、规范;

3. 采购标的需满足的质量、安全、技术规格、物理特性等要求;

4. 采购标的的数量、采购项目交付或者实施的时间和地点;

5. 采购标的需满足的服务标准、期限、效率等要求;

6. 采购标的的验收标准;

7. 采购标的的其他技术、服务等要求。

坚决杜绝向特定供应商征求项目需求意见,如因技术复杂确需征求意见的,应采用公告方式向社会公开征集,邀请不少于3家以上的非关联企业提供需求意见。

第十四条 招标采购项目审批

1. 年度预算内招标采购项目按照财务制度规定,由项目采购部门申报,自行采购项目由分管校领导进行审批;政府采购项目按照上级规定逐级申报审批。

2. 年度预算外项目,由项目采购部门按照学校财务管理规定和审批权限,分别向招标采购中心和财务处提报采购预算调整申请,由学校相关会议明确预算调整方案后审批。

第五章 招标采购方式及组织实施

第十五条 政府采购项目实施,由招标采购中心在招标采购工作小组的领导下按照上级有关规定负责组织实施(附件3。具体招标采购方式如下:

(一)公开招标;

(二)邀请招标;

(三)竞争性谈判;

(四)询价;

(五)单一来源采购;

(六)上级管理部门认定的其他采购方式。

符合下列情形的项目,可以采用竞争性磋商方式开展采购:

1. 政府购买服务项目;

2. 技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;

3. 因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的;

4. 市场竞争不充分的科研项目,以及需要扶持的科技成果转化项目;

5. 按照《招标投标法》及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的工程建设项目。

公开招标应作为学校招标采购的主要采购方式。

第十六条 自行采购项目实施

1. 项目金额在1万元(不含)以下的,由项目采购部门负责人直接签署采购意见,按照有关规定确定采购方式并实施,同时按照校务公开的规定在部门内进行通报。

2. 项目金额在1-5万元(不含5万元)的,由项目采购部门负责人,组织5以上(单数)评标专家小组,按照规定程序实施询价采购或者竞争性谈判(磋商)。并将采购信息、招标公告、评标结果等在校园网上予以公示。

招标资料和汇总单据在招标采购中心指导下根据有关规定编制。

3. 项目金额在5-20万元(不含20万元)的,由招标采购工作小组按照相关规定组织实施公开招标采购。采购进口产品的,应根据有关规定在获得财政部门核准后,开展招标采购活动;项目技术复杂、内容特殊的可委托给代理机构或政府采购中心采购。招标采购信息,招标公告、评标结果等根据有关规定在网上予以公示备案。

4. 项目金额在20-50万元(不含50万元)的,原则上由学校招标采购工作小组委托给招标代理机构组织实施,情况特殊紧急的可由招标采购工作小组按照相关规定组织实施公开招标采购。招标采购信息,招标公告、评标结果等根据有关规定在网上予以公示备案。

5. 项目金额在50万元以上,由招标采购工作小组按照相关规定,委托给代理机构或政府采购中心实施招标采购。招标采购信息,招标公告、评标结果等根据有关规定在网上予以公示备案。

项目采购方案在正式实施前须报学校监察处备案。

第六章 合同签订及备案

第十七条 项目采购部门、招标采购工作小组、招标采购代理机构根据自行采购对应限额标准向中标(成交)供应商发出中标(成交)通知书,项目采购部门应当在中标(成交)通知书发出之日起三十日内,按照招标采购文件确定的事项与中标供应商办理签订招标采购合同手续。招标采购合同适用合同法,项目采购部门和供应商之间的权利和义务,应当按照平等、自愿的原则以合同方式约定。

合同的模板根据合同内容确定,有行业通行合同模板的,以行业通行模板为准,无行业通行合同模板的,由招标采购中心拟定合同参考模板。合同一式7份,项目采购部门、招标采购中心、校办、审计处、监察处、财务处、中标供应商各一份。

第十八条 项目金额在1万元(含)以上的由项目采购部门按照相关规定起草合同、履行学校合同会签程序。

第十九条 招标采购中心负责汇总各项目采购部门招标采购资料并完成政府采购项目在上级监管部门的采购备案手续,校内项目在招投标前进行报备,完成后进行备案,并在一定范围内进行廉洁公示。

第七章 项目建设过程管理

第二十条 招标采购项目建设过程管理由项目采购部门负责,实行项目负责人负责制。

第八章 组织履约验收

第二十一条 项目采购部门在供应商供货、工程竣工或服务结束后,组织开展履约预验收。大型或者复杂的政府采购项目,应当邀请国家认可的质量检测机构参加验收工作。验收方成员应当在验收书上签字,并承担相应的法律责任。

项目建设完成后,经项目采购部门测试正常预验收完成后,由项目采购部门向资产管理处提出验收申请(详见附件4,工程类特殊项目按照有关规定办理),资产管理处应及时按照规定组织相关专家验收(至少5人)。验收过程中供应商应提供中标通知书、合同、相关产品合格证明、施工图纸、使用说明书、质保单、技术测试报告等竣工资料;参与验收人员在认真核对招投标资料、合同、数量、型号、参数、功能等要素无误后,办理验收手续。

第九章 资金结算和资料归档

第二十二条 项目采购部门在招标采购项目验收工作完成后在15日内,向招标采购中心备案,由招标采购中心向政府采购监管机构提出招标采购资金结算申请,并将招标采购合同副本、验收报告、发票复印件等资料报政府采购监管机构审核后,下达《政府采购确认函》(以上级规范文本为准)。

《政府采购确认函》抄送财政国库集中收付部门,财政国库集中收付部门根据《政府采购确认函》和采购人提供的支付申请核对无误后,同时项目采购部门在资产处办理好资产登记转固手续和在财务处办理结算报销手续后,向供应商支付政府采购资金。

项目金额在5万元以上的(含5万元)采购档案资料由招标采购中心负责整理归档;项目金额在5万元以下的采购档案资料由项目采购部门负责整理并提交给招标采购中心归档。

第十章 附则

第二十三条 本办法自公布之日起施行,原2010年学校颁发《建设工程施工招标管理办法》、《物质、设备购置论证及集体采购办法》、《招标工作程序》、《大宗物质采购管理规定》同时自行废止。

第二十四条 本办法在执行程序中未尽事宜,或有与国家法律、法规相抵触的,按国家法律、法规执行。

第二十五条 招标采购过程中,如出现任何违规违纪行为,按照相关法律法规处理。

第二十六条 本办法由招标采购中心负责解释。

附件: 1. 项目招标采购需求论证报告

2. 武汉铁路职业技术学院招标采购申报表

3. 武汉铁路职业技术学院政府采购工作流程图

4. 武汉铁路职业技术学院招标采购项目验收报告

武汉铁路职业技术学院办公室      2018年1月15日印发