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校园一卡通管理办法(试行)

武铁职院发〔201518

 关于印发《武汉铁路职业技术学院

校园一卡通管理办法(试行)》的通知

 

校属各部门:

经学校研究决定,现将《武汉铁路职业技术学院校园一卡通管理办法(试行)》印发给你们,请认真贯彻执行。

 

 

 

武汉铁路职业技术学院

                             2015年48


 

武汉铁路职业技术学院

校园一卡通管理办法(试行)

 

为了加快学校数字化校园建设的步伐,确保学校校园一卡通系统的稳定可靠运行,规范校园卡管理,维护学校的财产安全和校园卡用户的利益,根据学校的实际情况,制定本办法。

第一章  总则

第一条  校园一卡通系统是学校加强信息化管理,提高管理效率的一项基础工程,是学校数字化校园建设的重要组成部分。学校成立卡务中心,隶属于财务处。

第二条  卡务中心是校园卡日常管理的职能机构,负责卡片制作、发放,有关信息的管理和咨询服务,校园一卡通系统的账务结算等。图文信息中心负责校园一卡通系统的建设和维护,包括系统软硬件设备的维护、与系统相关的网络设备及应用环境的建设与维护等。后勤服务集团等使用单位负责各商户的管理、POS机终端的维护等。

第三条  校园卡具有商务消费、校务管理等功能,是学校数字化校园应用的重要手段和介质之一。

第四条  学校校园卡仅限持卡人本人持有,不得出借、转让、抵押、涂改、伪造。

第五条  所有合法持有学校校园卡的用户都被视为承认、接受本管理办法,并承担相应的法律责任。

第六条  学校校园卡不具备透支功能,必须先存款,后消费。

第二章  校园卡的类别和功能

第七条  校园卡分为教工卡、学生卡和临时卡,教工卡和学生卡统称为正式卡。

第八条  正式卡具有图书借阅、食堂就餐、超市购物、门禁出入、会议考勤、机房上机以及由银行卡向校园卡的转账等功能。

第九条  临时卡仅具有校园内的消费功能。

第三章  正式卡的管理

第十条  正式卡的办理对象

(一) 学校在职在岗教职工(含事业编制、劳动合同制人员,由学校人事部门确认)。

(二) 全日制普通学生(应取得我校正式注册学籍)。

(三) 继续教育学院学生(应取得我校正式注册学籍)。

(四) 本人提出申请的离退休人员(由学校人事部门确认)。

第十一条  正式卡的人员信息

(五) 教工卡信息包括:姓名、工号、部门、照片等。

(六) 学生卡信息包括:姓名、学号、班级、照片等。

第十二条  正式卡的人员信息维护

卡务中心负责全校卡片人员信息的维护、更新。校园卡的人员信息由下述部门按照系统要求及时向卡务中心提供,提供的范围包括:新进校、信息更新(异动)、离校等,并确保信息的正确与严肃性。

(一) 人事处负责提供在职在岗教职工的相关信息。

(二) 教务处负责提供取得正式学籍的全日制学生的相关信息。

(三) 继续教育学院负责提供继续教育学院学生的相关信息。

第十三条  正式卡的办理

(一) 教职工、学生集中办理校园卡,其人员资料及照片的电子文档分别由上述责任部门在指定的时间内提供给卡务中心,由卡务中心统一整理,集中办卡。

(二) 未能集中办卡的教职工或学生,需携带本人身份证或学生证,到卡务中心办理;申请办理校园卡的离退休人员,凭学校人事部门确认的申请,携带本人身份证到卡务中心办理。

(三) 每位师生只能拥有一张校园卡。

第十四条  正式卡的工本费

首张正式校园卡由学校免费办理,补办(或重办)正式校园卡须由本人支付卡片工本费。

第十五条  正式卡的有效期及延期

(一) 教工卡有效期为20年,学生卡有效期与持卡人的学制相同。

(二) 延期毕业的学生,须到学籍管理部门取得延期毕业证明,方可办理延期手续。在职在岗教职工的校园卡有效期满后,卡务中心根据相关部门提供的资料给予延期。

第十六条  正式卡的中止或终止

(一) 办理了毕业离校手续的各类学生,自办理手续之日起30天后校园卡自动失效。

(二) 办理了调离、辞职等离校手续的教职工,自办理手续之日起校园卡相关功能全部终止。

(三) 因公或因私出国一年及以上办理了离校手续的教职工,30天以后校园卡相关功能全部中止,回校后可以申请恢复。

(四) 办理了休学手续的学生,自办理手续之日30天以后校园卡相关功能全部中止,回校后可以申请恢复。

第十七条  正式卡的销户

人员发生变动(如教职工调出、辞职、去世;学生毕业、退学、转学、去世等),相关管理部门应及时将信息变动人员名单送交卡务中心,持卡人(或代办人)持本人有效身份证件办理校园卡销户手续,结算卡内余额。办理销户手续后卡片不再收回。

第四章  临时卡的管理

第十八条  临时卡的办理对象:

教职工家属;短期来校办理公务、培训、访问、交流等人员;经卡务中心审核同意的其他人员。

第十九条  临时卡的收费

办理临时卡,需收取卡片工本费(按照中标合作单位提供给学校的成本价收取)。

第二十条  临时卡仅保存个人基本信息。

第五章  校园卡的管理业务

第二十一条  校园卡的使用

(一) 校园卡在所有安装了校园卡终端的场所使用其电子证件和电子钱包功能,同时受各子系统使用部门相关规章制度约束。

(二) 校园卡内的资金不计利息,不能取现,有效期期满、终止销户后,可退余额。

(三) 凡使用校园卡进行的交易,均视为持卡人本人所为,各类交易所产生的电子信息记录均为该项交易的有效凭据。发卡机构有权将持卡人使用校园卡的收支款项、费用等自动记入其账户。

(四) 每张校园卡具有一个密码,持卡人应妥善保管密码。凡使用密码进行的各项业务和交易,均视为持卡人本人所为,依据密码等电子信息办理的各类业务和结算交易所产生的电子信息记录均为该项交易的有效凭据。校园卡丢失,挂失前的所有损失,由持卡人承担。

(五) 校园卡必须先存款后消费,不具备透支功能。

(六) 校园卡的使用设置了消费金额上限,初始设置每天消费上限为:每餐20元,每天累计50元。如果超过上限,则需输入个人密码才能继续消费,否则不能继续消费。如需修改消费上限,可通过圈存机自行修改。

第二十二条  校园卡的充值

校园卡持卡人可以现金充值、自助充值。

现金充值:到学校卡务中心现金充值。

自助充值:通过安装在校园内的圈存机从绑定的银行卡中转账。

第二十三条  校园卡的查询

校园卡用户可以登录学校校园一卡通网站查询卡内余额、消费情况以及其他校内信息,或通过圈存机查询。

第二十四条  校园卡的挂失

(一) 如果校园卡遗失或损坏,用户可以通过以下方式挂失:登录校园一卡通网站;通过圈存机;持本人有效身份证件到卡务中心办理。

(二) 挂失前造成的经济损失,由持卡人承担。

第二十五条  校园卡的解挂

(一) 校园卡挂失后如果找回,需持校园卡和有效证件到卡务中心办理解挂手续。

(二) 被挂失的校园卡在申请补办新校园卡后,旧校园卡不能在校园一卡通系统使用。

第二十六条  校园卡的转账

校园一卡通系统支持银行卡到校园卡(限正式卡)的单向转账,不支持校园卡与校园卡之间的转账。

第二十七条  补办及换卡

(一) 校园卡丢失,应及时挂失并补办;如校园卡损坏,应及时换卡。

(二) 补办或换卡时,应填写《补办、换卡申请表》,携带有效身份证件(换卡须携带原卡),到卡务中心办理补卡、换卡手续,更换新卡必须回收原卡。

第二十八条  校园卡密码更改

(一) 校园卡的初始密码在办卡时通知。

(二) 卡户领取校园卡后应及时更改密码,以免造成不必要的损失。

第二十九条  问题卡处理

校园卡遇到问题时,用户本人携身份证件、校园卡到卡务中心进行处理。

第六章  校园卡的消费管理

第三十条  学校相关部门及在校内有经营业务的单位,可向卡务中心申请使用校园一卡通系统进行管理和结算,经审核批准后成为校园一卡通系统的商户。

第三十一条  使用校园一卡通系统的商户须开立结算账户。卡务中心根据双方协议定期进行账务清算和核查。卡务中心有责任为商户保密账务,同时有义务根据上级主管部门的要求,提交商户有关信息和数据。 

第七章  校园卡的收费和结算

第三十二条  商户接入需按点缴纳管理费,并与卡务中心签订接入管理协议。学校在与商户进行资金结算时,按结算金额的0.4%收取系统管理与维护费(与学校签订了相关协议或合同,已明确向学校缴纳相关管理费用的商户除外),并纳入校园卡管理专户。校园卡管理专户的资金用于校园一卡通系统的日常运行。

第三十三条  一般商户每两周结算一次,特殊商户的结算周期由卡务中心与商户协商确定。

第八章  专用设备管理与维护

第三十四条  校园一卡通系统是由服务器、工作站、网关机、交换机、圈存机、消费 POS 机、读卡器、UPS电源等设备及相关的校园网和专用线路组成的校园消费结算和身份管理系统。

第三十五条  图文信息中心负责对校园一卡通系统的公用设备管理和维护,校内各单位使用的设备,依据“谁使用、谁负责”的原则,归各单位日常管理和维护保养。外来商户自行购置的设备,由商户自己管理和维护。

第三十六条  校园一卡通系统设备只可用于校园卡业务。未经卡务中心许可,擅自转租、转借、拆装、迁移终端设备和改变线路或人为造成设备损坏的,一经发现将追究商户责任,造成的经济损失由商户自己承担,卡务中心还将对商户单位处以经济损失总额 100% 的罚款,罚款上缴学校

第三十七条  校园一卡通系统终端设备使用单位必须安排指定人员,每周对工作场所内的设备、数据线以及电源线进行安全检查,一旦发现安全隐患,及时排除并上报卡务中心处理。

第三十八条  未经批准严禁导入来自其他部门的数据。未经批准,外来人员不得擅自接触校园一卡通系统。

第九章  附则

第三十九条  校园卡仅限持卡人本人使用,不得转让或转借给他人。一经发现,卡务中心有权对其没收、冻结或注销账户。

第四十条  拾获他人校园卡应及时与卡务中心联系。拾获他人校园卡不上交,反而恶意用卡,造成卡户经济损失或引发身份管理问题的,一经查实,依规对其进行处罚;情节特别严重、需依法处理的,将移送司法部门。

第四十一条  严禁故意涂画、分拆、损毁校园卡;严禁破解、仿冒和伪造校园卡。有此类行径的一经查实,按破坏计算机信息系统和电子金融系统的行为交学校有关职能部门处理。触犯法律需依法处理的,将移送司法机关。

第四十二条  所有超过有效期的卡、已经挂失的卡、非持卡人本人的卡都属于无效卡,不能再使用。

第四十三条  学校成立校园一卡通应急工作小组,负责制订应急预案,处理校园一卡通系统瘫痪等紧急情况。应急工作小组由校长办公室、财务处、图文信息中心、学生工作处、基建与后勤管理处、后勤服务集团等单位有关人员组成,各单位需明确责任人,卡务中心负责组织协调。

第四十  本办法自公布之日起施行,由财务处负责解释。

 

附件:

1. 校园一卡通资金管理及会计核算办法(试行)

    2. 校园一卡通商户管理办法(试行)


 

附件1

武汉铁路职业技术学院

校园一卡通资金管理及会计核算办法(试行)

 

第一章  总则

第一条  为加强学校校园一卡通的资金管理,规范会计核算行为,按照国家有关政策和财务制度的办法,结合学校实际,特制定本办法。

第二条  本办法中校园卡资金是指与校园卡有关的资产和负债,主要包括校园卡本金、校园卡收入以及往来款项。

第三条  学校在银行开设一卡通专用存款账户。校园卡资金纳入学校财务统一管理,实行“专项管理、单独核算、收支两条线”。资金管理遵循学校财务规章制度,由财务处处长实行“一支笔”审批制。财务处负责资金的归集、核算及划转。

第四条  学校设立卡务中心,是校园卡系统的日常管理与服务部门,隶属财务处。校园卡系统财务核算员由财务处具有会计从业资格的人员兼任,卡务管理员由专人担任。

第五条  校园卡财务核算员要严格遵守国家和学校的各项财务规章制度,卡务管理员要认真履行岗位职责。

第六条  结算原则:

(一) 恪守信用,履约付款。

(二) 谁的钱进谁的账,由谁支配。

(三) 财务处不垫款。

第二章  业务分类

第七条  校园卡本金的充值:是指向校园卡持卡人(以下简称用户)的校园卡个人账户增加资金的行为。本金的充值包括以下几种业务类型:

(一) 现金充值:是指用户直接到卡务中心缴纳现金充值。

卡务管理员必须将每天收取的现金及时交存学校银行账户。财务处对卡务管理员的业务进行审核,每天与校园卡财务核算员核对充值金额,保证系统数据与实际金额一致,每月底将填写的《“校园一卡通”现金充值月报表》交财务处。

(二) 转账充值:是指通过银行转账的方式向校园卡充值。

校园卡财务核算员应及时到财务处领取一卡通专用存款账户流水清单,完成系统数据与银行账的核对。

第八条  本金的消费:是指用户在商户(是指经卡务中心授权,利用校园卡系统进行经营结算的单位、公司或个人)的POS机刷卡消费。用户刷卡后,持卡人账户资金减少,商户账户资金增加。

在商户结算日,校园卡财务核算员与商户认真核对系统自动产生的《商户结算报表》数据,经财务处负责人审核签字,交财务处会计入账。

第九条  校园卡收入:是指在校园卡运营过程中产生的收益,包括补卡、换卡时收取的工本费以及其他管理费收入。

卡务中心卡务管理员将以现金形式收取的校园卡工本费存入学校专用账户,并将现金缴款单交财务处。

第十条  校园卡支出:是指在管理校园卡业务活动中发生的各项费用。主要包括业务费、劳务费、制卡成本费以及网络设备运行维护费等各项开支。

第三章  资金的管理

第十一条  在财务处财务系统“单位活期存款”科目下设“校园卡”二级明细科目,归集校园卡资金。财务处根据审批后的《商户清算汇总表》,将消费资金划转给商户。

在资金支付方式上,没有纳入学校财务系统管理的商户采用转账支票;纳入学校财务系统管理的商户,以及学校职能部门、业务单位的服务性收费,实行内部转账。

第十二条  在学校财务系统中设置“校园卡”部门,核算校园卡收入和卡务中心运行经费的支出。

第四章  商户的管理

第十三条  商户的管理部门在申请设立商户时应同时指定专人负责商户结算,学校财务处原则上仅与商户的管理部门进行商户结算,由商户的管理部门负责与商户结算。

第十四条  商户结算时,学校所属商户按其所结算的实际消费额的0.4%缴纳一卡通系统管理费(与学校签订了相关协议或合同,已明确向学校缴纳相关管理费用的商户除外)。

第十五条  为方便校园卡商户查询和统计每日各项交易明细账,可到卡务中心网站进行。

第十六条  校园卡各商户应勾对每日交易明细账,发现差错应及时和卡务中心联系。

第十七条  校园卡商户下属的子商户及其组织结构发生变更,各商户应及时通知卡务中心进行更改。否则,由于组织结构变动而造成的系统数据转账不到位,由各商户自行负责。

第十八条  商户应自觉遵守校园卡系统操作规范,不得无故脱机使用消费POS,造成账目问题的,以校园卡系统认可的数据最小额为准进行结算。

第十九条  当因系统原因发生商户重复收费现象时,商户应服从学校对商户结算账户的调账处理,在系统内向持卡人作“商户退款”处理。

第五章  其他

第二十条  卡务中心卡务管理员要严格区分收入、本金、系统平账以及其他方式形成的资金,与系统自动产生的《出纳报表》、《结算报表》核对,做到账实相符。

第二十一条  校园卡只能进行消费,不允许提取现金。

第二十二条  临时或短期消费,暂未办理临时卡的人员可以到卡务中心办理临时卡(无记名卡)进行消费、结算。

第二十三条  校园卡开通了与中国农业银行银行卡绑定转账功能。

第二十四条  教职工和学生补、换校园卡,持本人有效身份证件到卡务中心登记领取,收取工本费。

第二十五条  图书信息中心系统维护人员在后台进行的与校园卡资金有关的处理,应及时与财务处卡务中心沟通,共同协作完成校园卡的资金结算工作。

第六章  附则

第二十六条  本办法自印发之日起施行。

第二十七条  本办法由财务处负责解释。


附件2

武汉铁路职业技术学院

校园一卡通商户管理办法(试行)

 

为加强校园一卡通系统的商户管理,明确商户的权利、责任和义务,保障持卡人利益,确保系统稳定运行,特制定本办法。

第一条  商户的定义。经学校财务处批准同意使用校园一卡通系统消费终端收取校园卡持卡人费用,并定期与学校财务处进行统一结算的校内各类经营点均为校园一卡通系统的商户。

第二条  商户的申请范围:校园内合法独立经营者均可申请成为商户

第三条  商户应遵守学校的各项管理规定,遵守《武汉铁路职业技术学院校园一卡通管理办法(试行)》。

第四条  申请设立商户。商户向商户主管部门申请,并填写《武汉铁路职业技术学院校园一卡通商户设立申请表》,经卡务中心审核通过方可设立。

第五条  申请撤销商户。商户向商户主管部门申请,并填写《武汉铁路职业技术学院校园一卡通商户撤销申请表》,经卡务中心审核通过方可撤销。

第六条  商户的变更。由于商户变更可能涉及原商户POS机等固定资产的转移或重新调拨、原商户结算、原商户账户撤销及新商户账户设立等事项,因此在发生商户变更时,商户的管理部门应先行申请撤销原商户,之后再申请设立新商户。

第七条  固定资产管理。商户负责对所使用的相关设备进行保管、保养和维修。

(一) 在校园一卡通系统建设期间,由学校统一提供的各类设备属中国农业银行洪山分行固定资产,由商户的管理部门负责统一保管和调拨使用。各商户管理部门和商户应对设备的完好性负责,保证其不被破坏、丢失,并配合中国农业银行洪山分行、图书信息中心、财务处卡务中心开展资产管理与清查。

(二) 商户使用的一卡通设备,在免费保修期内,如发生非人为因素造成的故障和损坏,由厂商负责免费维修或更换;属人为因素造成的设备故障和损坏,其维修或更换费用由商户自行承担,商户可以向责任人追偿经济损失。

(三) 免费保修期满后,设备的维修费用由商户的管理部门承担,商户管理部门可以向商户收取设备使用费,以支付相关维修费用。

(四) 未列入学校一卡通系统统一建设范围的商户,接入一卡通系统所需的各类工程费用、软硬件设备购置、维修或更换费用由商户承担。相关设备属商户固定资产,不纳入卡务中心中心管理范围。

(五) 非经营性的“校园一卡通”系统接入用户的一卡通固定资产管理,参照本办法。

第八条  商户的结算周期一般为每两周一次。如有特殊情况,商户的管理部门可以与学校财务处商定结算周期。

第九条  商户应合法经营,维护持卡人利益,并有责任和义务及时、主动、妥善地解决在持卡人消费过程中出现的各种纠纷。

(一) 持卡人消费时,如发生营业员多收取费用的情况,商户应向持卡人提供由本商户扣账操作员签字确认的“更正单”,由持卡人携带“更正单”及相关证件到卡务中心办理“商户退款”手续。

(二) 当因一卡通系统设备故障原因发生商户重复收费情况时,商户应服从卡务中心的“商户退款”处理(即将商户多收取的费用通过系统调账退还给持卡人账户)。

第十条  商户应配合、服从卡务中心按照各项管理规章和校园卡设备使用规范施行的管理,确保一卡通网络的畅通和所用设备的完好。

(一) 商户营业员应按照一卡通终端设备的使用说明和培训要求,正确使用和操作POS机等终端设备,减少人为差错。

(二) 商户营业员不得自行为持卡人输入默认的消费密码,避免和减少持卡人因卡片遗失造成的损失。

(三) 在一卡通网络畅通的情况下,商户不得擅自采用脱机形式营业。如发生网络故障,应及时报修。

(四) 如果由于网络条件所限,不得已脱机营业的商户,应保证每日将交易流水上传至一卡通数据中心,并下载一卡通系统“白名单”和“黑名单”。凡属商户不及时上传交易流水而造成消费流水丢失的,损失由商户承担,造成持卡人损失的,商户负赔偿责任。

第十一条  商户如果不遵守上述第十条规定,会对校园一卡通系统财务对账产生较大影响,有可能损害商户和持卡人利益,卡务中心有权要求商户及时纠正;商户拒不纠正的,卡务中心可依据其可能对校园一卡通系统产生的潜在隐患及造成的后果,终止该商户使用校园一卡通系统。

第十二条  为保证校园一卡通系统各商户日结算正常,未经卡务中心同意,各商户不得擅自关闭POS机及其连接网络设备的电源,由此带来的后果和损失由各商户自行负责。

第十三条  本办法由财务处负责解释,自公布之日起实行。

 

 武汉铁路职业技术学院办公室      201548日印发



武铁职院发一卡通管理办法15-18.docx